8 trucos para sacarle el máximo partido a tu gestor de tareas

Existen infinidad de motivos por los que utilizar un gestor de tareas; en los últimos años se han vuelto tan populares que a día de hoy son herramientas imprescindibles para llevar una correcta administración del tiempo, los plazos y los trabajos, tanto individuales como de equipo.

El uso que le puede dar a una herramienta de gestión de tareas o proyectos es, prácticamente, ilimitado. Te permiten hacer casi cualquier cosa; desde una simple lista de tareas hasta conseguir un trabajo en equipo dinámico y eficiente.

En nuestro post El gestor de tareas: una herramienta que te salvará la vida ya te hablamos sobre los gestores de tareas y como te pueden ayudar a organizarte. Hoy vamos un pasito más allá, para que puedas sacarle mayor partido.

¿Para qué sirve un gestor de tareas?

Se acabó tener post-it y notar por toda tu mesa, notas en el calendario de trabajo, cargar con una pesada agenda donde lo anotas todo… Un gestor de tareas te ayudara a tener toda esa información en  un único lugar de forma más sencilla y visual.

Un gestor de tareas es una aplicación online que puedes trabajar desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta…) y que te permite llevar un control sobre las tareas y proyectos que llevas a cabo.

Existen infinidad de opciones tanto de pago como gratuitas y todas ellas aportan distintas funcionalidades: Todoist, Microsoft To-Do, Asana, Evernote… En Dindia trabajamos con Trello y la verdad es que nos funciona a las mil maravillas.

Con un gestor de tareas te puedes enfocar de forma más sencilla en sacar adelante los trabajos de manera productiva y sin tener que preocuparte por detalles como la hora de una reunión, qué acción tienes que hacer hoy con prioridad, cuándo tienes que entregar el próximo proyecto… Todo esta información la tendrás en la lista de tareas.

El gestor de tareas simplifica y agiliza los proyectos y objetivos que quieres alcanzar. Para ello divide los trabajos en tareas y/o subtareas a los que puedes asignar unos plazos y las personas responsables. Esto te permite hacer un seguimiento del proyecto en tiempo real y saber en todo momento la evolución del proyecto.

Trello, dando tus primeros pasos

Como os comentábamos, en DINDIA trabajamos con Trello. Por eso queremos daros algunos trucos para que podáis sacarle el máximo partido y que, seguramente, os sirvan si utilizáis algún otro gestor de tareas.

Trello es un gestor de tareas que se basa en el método Kanban de organización de tareas, uno de los métodos más visual e intuitivos que existen hoy en día.

Si estás dando tus primeros pasos en Trello, lo primero que has de hacer es familiarizarte con la herramienta. Y para ello, lo más recomendable es que la utilices.

Su funcionamiento es sencillo: los proyectos los divides en listas, que son las columnas donde incluirás las tarjetas (tareas). Dentro de cada tarjeta puedes añadirles elementos como cheklists, etiquetas, enlaces o archivos adjuntos. Puedes poner una fecha de fin a cada tarjeta y, de este modo, saber cuando tienes que finalizarla.  A partir de aquí puedes hacer casi cualquier cosa.

Trucos para exprimirlo al máximo

1.    Cambia el fondo de los tableros para identificarlos

Trello te permite crear distintos tableros y en cada uno puedes crear distintos sets de trabajo. Para no confundir los distintos tableros, lo mejor es cambiar el fondo de pantalla de cada tablero  para personalizarlo y distinguirlo del resto.

2.    Prioriza los tableros

Si tienes distintos tableros para cada uno de tus proyectos es posible que te cueste identificar cuáles son los más importantes. Por eso, Trello da la posibilidad de marcar como favoritos aquellos tableros que quieras priorizar y tener más a mano. Eso sí, la elección está en tu mano: piensa que de nada servirá este truco si los marcas todos.  

3.    Ordena tus listas de tareas

Cuando te pones a crear tarjetas es más habitual de lo que parece que se creen listas muy largas y estén desordenadas. Pero no te preocupes: puedes ordenar las tarjetas por fecha de creación y/o nombre. Esto te permitirá tenerlas todas en orden y poder localizarlas con facilidad.

4.    Convierte tarjetas en plantillas

Has creado una tarjeta que te gusta en cuanto a contenido y quieres que a partir de ahora todas las tarjetas tengan una estructura similar. Para ello tan solo tendrás que  seleccionar la opción “convertir en plantilla” y, a partir de ahí, utilizarla tantas veces como desees.

5.    Insertar videos en las tarjetas

Necesitas incluir algún vídeo en alguno de tus proyectos, pero crees que poner la URL y que cada vez que alguien quiera visualizarlo se le tenga que abrir una nueva pestaña del navegador es incomodo.

Con Trello, esto no ocurre. El gestor de tareas reconoce las URL de Youtube y crea una previsualización interactiva del vídeo para que no tengan que salir del gestor de tareas si quieren verlo. Esto os ahorrara mucho tiempo a ti y a tu equipo.  

6.    Sube documentos desde el explorador de archivos

Has de incluir varios documentos en una tarjeta. No te preocupes, ya no tendrás que hacerlo de forma manual; Trello te permite arrastrar los documentos directamente desde el explorador de archivos de tu ordenador y colocarlos donde quieras.

7.    Convierte los elementos de una checklist en tarjetas

Creas una checklist dentro de una tarjeta pero cuando te das cuenta se te ha ido de las manos y has añadido elementos que pueden ser tareas en si mismas. No es necesario que lo borres de la checklist y lo escribas de nuevo en otra tarjeta; Trello te permite convertir los elementos de tus checklist en tarjetas siempre que quieras. Tan solo has de escoger la opción “Convertir a tarjeta”.

8.    Clonar tableros públicos

Este truco te será muy útil si estás dando tus primeros pasos en Trello. Seguramente pensarás que crear un tablero a tu gusto no es una tarea sencilla. Puedes añadir tantas tarjetas y listas que te resulte complicado organizarte.

Sin embargo, entras al panel de otra persona y piensas “yo quiero uno así”.  No te preocupes, si el tablero de esa persona es público, este gestor de tareas te ofrece la posibilidad de clonarlo y elegir si quieres conservar las tarjetas o no.

Y para los usuarios avanzados…

Si ya llevas un tiempo utilizando Trello y quieres exprimirla aún más, te contamos un truco para ello.

Trello cuenta con una serie de extensiones llamadas Power-Ups que le otorgan algunas opciones avanzadas. Para descubrir cuáles son tan solo tienes que ir a la opción “Power-Ups” que encontrás en las opciones de un tablero o en la columna derecha de opciones de una tarjeta. Esta opción te llevará a una web donde podrás ver todas las que hay disponibles y añadirlas a tu proyecto.

Eso sí, si tienes una versión gratuita del gestor de tareas sólo podrás tener un Power- Up por tablero. Pero si eres usuario de pago podrás tener todos los que quieras.

Esperamos que estos trucos te sean interesantes y te ayuden a sacarle mayor partido a tu gestor de tareas.