Método Kaizen. Como puede ayudarte a mejorar tu empresa

Actualmente nos encontramos con mercados cada vez más globales, complejos y cambiantes que dificultan a las pequeñas empresas como la tuya a prever las crisis. Una buena muestra de ello es la pandemia del Covid-19. En nada y menos, nos vimos todos sin la posibilidad de hacer compras físicas y teniendo que transformar los negocios a un plano online para seguir adelante.

Frente a la gran incertidumbre que acecha, la mejora de procesos puede ser un gran aliado para solucionar tus problemas diarios y mejorar tu empresa. En ello consiste el método Kaizen. 

¿En qué consiste el método Kaizen?

Importado desde Japón después de la 2ª Guerra Mundial, el Método Kaizen consiste en un proceso de mejora continua. Adoptar esta filosofía supone asumir la cultura del mejora continua y no dejar pasar ni un día sin dar un paso adelante, por pequeño que sea. Si mejoras cada día, al final conseguirás grandes cambios que te acercan cada vez más a tu meta.

Su finalidad es conseguir tus objetivos de forma gradual y continuada; sin interrupciones. Se buscar eliminar las pérdidas de tiempo productivo y conseguir distribuir más adecuadamente las cargas de trabajo haciendo una mejor gestión del tiempo.

Sus 10 principios básicos

La metodología Kaizen cuenta con algunos principios fundamentales que son muy interesantes:

1. Huye de las ideas convencionales.
2. Piensa en cómo hacer las cosas y no en por qué no puede hacerse.
3. Cuestiona tus prácticas anteriores y vuelve a aplicar las mejores.
4. Si te has equivocado, arréglalo al momento.
5. No busques la perfección; prioriza la rapidez aunque consigas el 50% de tu objetivo.
6. Utiliza tus conocimientos. 
7. Frente a los problemas es cuando desarrollas tu sabiduría.
8. Busca la raíz del problema preguntándote “por qué” cinco veces.
9. Usa la sabiduría de muchas personas en lugar del conocimiento de solo una.
10. No dejes de mejorar nunca.

Las ventajas del método

Optimizar tus procesos y abrazar el método Kaizen de mejora continua es muy funcional y supone grandes ventajas para tu empresa, entre las que se encuentran las siguientes:

• Aporta sentido de pertinencia y mejora la autoestima laboral y personal de los empleados.
• Crea un enfoque más sutil que facilita la implementación de los cambios de procesos.
• Fomenta la disciplina para reducir los errores o deficiencias.
• Refuerza a tu equipo de trabajo con herramientas y soluciones.
• Marca protocolos y sistemas de mejora de procesos a corto, mediano y largo plazo.

Este método va más allá de solo mejorar los procesos, pues también trabaja de manera personal con tus empleados para el desarrollo de buenos hábitos. Lo que también les aporta beneficios a nivel individual.

Cómo ayuda el método Kaizen a tu empresa

Kaizen puede ser visto como una filosofía y como un método. Desde la perspectiva de la filosofía, ayuda a tus empleados a tener un crecimiento constante a nivel personal y profesional y, a su vez, busca que estos cambios se produzcan dentro de la empresa.

Como método, Kaizen proporciona herramientas y recomendaciones que te ayudarán a crear un plan de acción para implementar las mejoras necesarias. Facilita que puedas ver tus fallos o deficiencias y permite que busques la forma de solucionarlas y evites caer de nuevo en los mismos errores.

Gracias a las distintas técnicas en las que se apoya (el círculo de Daming, las 5 “S” del Kaizen, el método de los 5 por qué y el método Kanban, entre otras) se puede decir que el método Kaizen funciona como una espiral estratégica para mejorar continuamente y permite hacer que los procesos de producción sean más rápidos y baratos sin que esto afecte a la calidad del producto.

Mejora el timming de tu empresa

Suprimiendo las tareas superfluas, tu empresa perfeccionará la organización del tiempo, y basando tus procesos en calendarios de ejecución, verás que es más fácil repartir las tareas, coordinar el trabajo y garantizar una buena flexibilidad horaria para tu equipo. En resumen, te ayudará a mejorar el rendimiento y timming de tu equipo.

Al tener un mayor control sobre las horas efectivas de tu personal, podrás detectar de manera más fácil eventuales “desperdicios” de tiempo y optimizar la gestión del tiempo. 

Optimiza la gestión documental

Uno de los principales causantes de la pérdida de tiempo es la búsqueda documental. Aplicando el método Kaizen conseguirás que tus empleados puedan acceder más fácil y rápidamente a los documentos.

Para ello, apóyate en un software de gestión documental que te ayudará a agilizar los procesos de almacenaje y búsqueda de archivos desde cualquier dispositivo con el que decidas compartir la información.

 ¿Cómo puedes implementarlo en tu empresa?

El método Kaizen se vale de distintas técnicas para aplicarlo, entre las que se encuentra el Círculo de Deming como principal herramienta para conseguir la mejora continua: planear, hacer, verificar y actuar.

1. Planear: Antes de aplicarla has de analizar y escoger sobre qué área de tu empresa quieres aplicarla (productividad, calidad, seguridad…). Eso sí, esto ha de ir en consonancia con los objetivos de tu empresa.
2.  Hacer: una vez decidido el área a mejorar se han de aplicar los cambios planeados. Para ello es importante formar un equipo multidisciplinar que lleve a cabo una prueba piloto para probar el funcionamiento a pequeña escala.
3. Verificar: La recopilación de datos por parte del equipo tiene como finalizar conocer si los cambios aplicados han dado fruto y permiten arreglar el problema inicial.
4. Actuar: A partir de los datos obtenidos en la fase anterior, has de decidir si quieres poner en marcha el nuevo proceso de mejora o si, por el contrario, es necesario revisarlos.

Los 7 pasos para aplicarlo

Para  aplicar esta metodología puedes hacerlo en 7 sencillos pasos que verás a continuación y que están relacionados con lo que acabamos de comentar:

1. Selecciona el ámbito de actuación.
2. Forma un equipo de trabajo. Como decíamos, cómo más multidisciplinar mejor. Así habrá un mayor número de puntos de vista y aportaciones.
3. Recoge y analiza los datos para determinar qué problemas existen en tu empresa y cuáles son las posibles soluciones.
4. Define los objetivos a los que quieres llegar.
5. Observa y sigue el proceso para ver su evolución. En este punto es interesante aplicar el Gembutsu Gemba (“ir y ver”).
6. Busca contramedidas que te ayuden a elaborar un calendario de ejecución adecuado.
7. Evalúa los resultados y haz seguimiento de los cambios aplicados. Este paso es importante hacerlo durante varios meses para obtener mejores datos.

Ahora que ya conoces los aspectos principales del método Kaizen, tan solo queda que te animes a probarlo.