Gestor de tareas: una herramienta que te salvará la vida

El gestor de tareas: una herramienta que te salvará la vida

¿Tienes una lista interminable de tareas por hacer y no sabes por dónde cogerla? ¿Sientes que, aunque intentes organizarte no avanzas? Entonces lo que necesitas es un gestor de tareas.

¿Qué es un gestor de tareas?

Da igual lo organizado que seas: siempre hay algo que escapa a tu control: una información que necesitas que te envíen pero no lo hacen, un problema técnico, un cambio de equipo inesperado… Para ayudarte con eso están los gestores de tareas.

Un gestor de tareas es una herramienta que te ayuda a coordinar y realizar un seguimiento de las actividades o tareas que se llevan a cabo en una empresa o proyecto a través de un sistema de gestión que incluye plazos, prioridades y responsabilidades, entre otros. Es decir, es una herramienta que te ayuda a controlar que todo se esté llevando a cabo correctamente.

Cómo te puede ayudar

Contar con la ayuda de un gestor de tares es una de las principales soluciones para administrar tu tiempo y tus proyectos de la mejor manera.

Te permite organizar tu empresa en un solo lugar. No importa si son tareas pequeñas o grandes,  individuales o en equipo; con un gestor de tareas podrás llevar un control de la evolución de todas las tareas y proyectos que han de realizarse en la empresa.

Disponer de un gestor de tareas te ayudará a definir claramente tu objetivo general como empresa y, de ahí, extraer los objetivos parciales de cada área de tu negocio. De esta forma, todos los miembros de equipo saben hacía que dirección dirigirse y podrán ir todos a una mejorando su comunicación y  eficiencia.

Al organizar las tareas de tu empresa, también podrás crear un sistema de evaluación de resultado que permitirá a tu equipo aumentar su motivación y disciplina para cumplir con las tareas asignadas. Y, en consecuencia, su productividad aumentará.

Qué ha de tener un gestor de tareas para ser útil

Si bien existen muchos tipos de herramientas de gestión de tareas en el mercado, la mejor opción es optar por un gestor de tareas online. Para escoger el que mejor se adapte a ti has de tener en cuenta una serie de características. Veamos cuales son:

  1. No necesitar intervención técnica.  La mejor opción para pequeños negocios como el tuyo es contar con un gestor de tareas que se aloje en la nube y no sea necesario actualizarlo. Es decir, que no debas tenerlo instalado en el ordenador y puedas acceder a él a través de un usuario. De esta manera te ahorrarás costes de mantenimiento.
  2. Todos los archivos unificados.  Ha de permitir que todos tus archivos estén en un único lugar y que se puedan consultar desde cualquier dispositivo. Es decir, que tu o tus empleados podáis consultar la información desde cualquier lugar sin tener que acceder a un ordenador fisico.
  3. Los documentos han de ser accesibles para todos. Todos los archivos han de poder guardarse de forma segura en la nube y todos los usuarios que tengan acceso a ellos puedan consultarlos, editarlos o clasificarlos según sus necesidades y los permisos asignados.
  4. Actualizaciones en tiempo real. El gestor de tareas ha de permitir que todos los miembros del equipo puedan seguir el avance de las tareas y/o proyectos en tiempo real y desde cualquier ubicación.

Trello: el gestor de tareas que utilizamos en Dindia

Desde hace un tiempo, en Dindia hemos utilizado gestores de tareas para ayudarnos en nuestra gestión diaria y no podemos estar más contentos. En nuestro caso trabajamos con Trello, uno de los gestores de tareas más conocidos y utilizados por las empresas.

Trello, un gestor de tareas
Tablero de Trello

Trello nació el 2011  de la mano de sus creadores Joel Spolsky y Michael Pryor y rápidamente se hizo popular entre las empresas. En esa época, Trello aportó un enfoque radicalmente diferencia a la gestión de proyectos que se venía haciendo hasta entonces. Su principal objetivo era centrarse más en el flujo de trabajo que en las tareas en sí.

Esta herramienta que te permite organizar casi cualquier cosa porque es muy completa, fácil de usar y aprovecha uno de los métodos de organización más intuitivos y efectivos: el método Kanban.

Trello te permite conocer con un simple vistazo cual es la situación de tus proyectos y tareas. Organiza tus tareas en columnas donde se crean tarjetas con cada tarea específica. Estas tareas se pueden asignar a personas en concreto y darles una fecha de entrega. De esta manera es sencillo ver quiénes son los responsables de la tarea y en qué estado se encuentra.

Otra de sus ventajas es que puedes consultarlo desde el navegador del ordenador y desde la app móvil. Esto te permite coordinar de forma más sencilla y desde cualquier lugar tu empresa.

Nuestra recomendación

Si necesitas tener todo bajo control, el gestor de tareas es tu herramienta sin duda. Tras llevar un tiempo utilizándolo, podemos afirmar que es una herramienta que te cambia la vida y facilita la gestión de tu empresa.  Además mejora tus flujos de trabajo y la coordinación del equipo para ir todos a una y sacar el máximo rendimiento.

Si te interesa lo que has leído, no te pierdas nuestros próximos  artículos en los que hablaremos (entre otras cosas) de la gestión de tareas y proyectos y sobre cómo puedes sacarle el máximo partido a estas herramientas.

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